Reisekosten in der Steuererklärung: Alle absetzbaren Ausgaben im Überblick

Ob als Angestellte:r, Selbstständige:r oder Unternehmer:in – berufliche Reisen gehören für viele zum Alltag. Was viele nicht wissen: Diese Kosten kannst du in vielen Fällen von der Steuer absetzen und damit bares Geld sparen. In diesem ausführlichen Ratgeber erfährst du, welche Reisekosten steuerlich absetzbar sind, wie du die Belege richtig dokumentierst und welche Pauschalen du nutzen kannst.

Gerade bei häufigen Dienstreisen summieren sich die Ersparnisse schnell zu einem beachtlichen Betrag. Ich zeige dir, wie du keinen Cent verschenkst und alle dir zustehenden Steuervorteile optimal nutzt.

[[IMAGE:1:Geschäftsreisender mit Koffer und Laptop am Flughafen, der Belege in einer digitalen App organisiert]]

Grundlagen zu steuerlich absetzbaren Reisekosten

Bevor wir ins Detail gehen, ist es wichtig zu verstehen, was das Finanzamt überhaupt als „beruflich veranlasste Reise“ betrachtet. Denn nur wenn deine Reise diesen Kriterien entspricht, kannst du die Kosten auch steuerlich geltend machen.

Definition einer beruflich veranlassten Reise

Steuerrechtlich liegt eine beruflich veranlasste Reise vor, wenn du vorübergehend außerhalb deiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wirst. Hierbei ist die Unterscheidung zwischen beruflich und privat veranlassten Reisen entscheidend:

• Beruflich veranlasste Reisen: Kundentermine, Messebesuche, Fortbildungen, Meetings bei Geschäftspartner:innen
• Privat veranlasste Reisen: Urlaube, Wochenendausflüge, Familienbesuche (ohne beruflichen Bezug)

Ein wichtiger Aspekt ist die Unterscheidung zwischen deiner ersten Tätigkeitsstätte und auswärtigen Tätigkeiten. Die regelmäßigen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte fallen unter die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale), während Reisen zu anderen Orten als Dienstreisen gelten und umfangreicher absetzbar sind.

Auch die zeitliche Komponente spielt eine Rolle: Eine berufliche Reise kann sowohl eintägig als auch mehrtägig sein. Bei mehrtägigen Reisen kommen zusätzliche absetzbare Kosten wie Übernachtungen hinzu.

Mit einer durchdachten Reiseplanung kannst du erhebliche Steuervorteile erzielen, ohne gegen Vorschriften zu verstoßen.

Notwendige Nachweise für das Finanzamt

Das Finanzamt verlangt lückenlose Nachweise für deine Reisekosten. Ohne diese Belege riskierst du, dass die Kosten nicht anerkannt werden.

Zu den erforderlichen Belegen und Dokumenten gehören:

• Originalrechnungen für Übernachtungen
• Fahrkarten und Boardingpässe
• Taxiquittungen
• Bewirtungsbelege (mit Angabe des geschäftlichen Anlasses)
• Reisekostenabrechnung mit Datum, Ziel und Zweck der Reise
• Bei PKW-Nutzung: Aufzeichnungen über gefahrene Kilometer

In Zeiten der Digitalisierung akzeptiert das Finanzamt inzwischen auch digitale Nachweise. Rechnungen und Belege können elektronisch aufbewahrt werden, sofern sie bestimmten Anforderungen entsprechen:

• Die Echtheit der Herkunft muss gewährleistet sein
• Die Unversehrtheit des Inhalts muss sichergestellt sein
• Die Lesbarkeit muss gewährleistet sein

Bewahre deine Belege mindestens 10 Jahre (bei Selbstständigen) bzw. 7 Jahre (bei Arbeitnehmer:innen) auf. Bei fehlenden Nachweisen kann das Finanzamt die Anerkennung der Kosten verweigern oder in bestimmten Fällen Schätzungen vornehmen – meist zu deinen Ungunsten.

Fahrtkosten korrekt absetzen

Fahrtkosten machen oft den größten Teil der beruflichen Reisekosten aus. Je nach genutztem Verkehrsmittel gelten unterschiedliche Regeln für die steuerliche Absetzbarkeit.

Nutzung des eigenen PKW

Wenn du mit deinem privaten Auto beruflich unterwegs bist, hast du zwei Möglichkeiten:

1. Kilometerpauschale: Aktuell kannst du 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Diese Methode ist einfach und erfordert weniger Dokumentation.
2. Tatsächliche Kosten: Alternativ kannst du die tatsächlichen Fahrzeugkosten anteilig für die beruflichen Fahrten ansetzen, was allerdings ein Fahrtenbuch erfordert.

Die Führung eines Fahrtenbuchs ist zwar aufwändiger, kann sich aber besonders bei hohen tatsächlichen Fahrzeugkosten lohnen. Das Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:

• Datum und Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende
• Reiseziel und (bei Umwegen) gefahrene Strecke
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Nutzt du ein Poolfahrzeug deines Arbeitgebers, entfällt die Möglichkeit der Absetzung. In diesem Fall trägt der Arbeitgeber die Kosten.

Digitale Fahrtenbuch-Apps können die Dokumentation erheblich erleichtern und sind vom Finanzamt anerkannt, solange sie nicht nachträglich veränderbar sind.

Öffentliche Verkehrsmittel und Flugzeug

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und Flugzeuge sind in der Regel vollständig absetzbar, sofern sie angemessen sind. Die Erstattungsfähigkeit hängt allerdings von verschiedenen Faktoren ab:

Verkehrsmittel	Erstattungsfähigkeit	Nachweispflicht
Bahn 2. Klasse	Vollständig	Fahrkarte/Buchungsbestätigung
Bahn 1. Klasse	In der Regel vollständig, kann aber begründungspflichtig sein	Fahrkarte + ggf. Begründung
Flug Economy	Vollständig	Buchungsbestätigung & Boardingpass
Flug Business/First Class	Begründungspflichtig	Buchungsbestätigung, Boardingpass & Begründung
Taxi	Vollständig bei triftigem Grund (z.B. Zeitdruck, kein ÖPNV verfügbar)	Quittung mit Datum, Strecke und Betrag

Eine BahnCard kann ebenfalls als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn sie überwiegend beruflich genutzt wird. Bei einer BahnCard 50 oder 25 ist eine überwiegende berufliche Nutzung bereits dann gegeben, wenn die Ersparnis durch die vergünstigten Tickets höher ist als der Kaufpreis.

Bei häufigen Flugreisen lohnt sich ein Blick auf spezielle Kreditkarten, die gleichzeitig eine Reiseversicherung bieten – dies kann dir zusätzliche Vorteile sichern.

[[IMAGE:2:Person am Schreibtisch, die Reisebelege sortiert und eine Steuererklärung am Computer ausfüllt]]

Verpflegungsmehraufwand optimal nutzen

Wenn du beruflich unterwegs bist, entstehen dir in der Regel höhere Verpflegungskosten als zu Hause. Diese Mehrkosten kannst du in Form von Pauschalen absetzen – ohne Einzelnachweise für Restaurantbesuche vorlegen zu müssen.

Aktuelle Pauschalen für Inlandsreisen

Seit 2020 gelten folgende Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen:

• 28 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
• 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
• 14 € für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen (unabhängig von der Abwesenheitsdauer)

Wichtig: Die Dreimonatsfrist beachten! Bei längerfristiger Tätigkeit am selben auswärtigen Einsatzort entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschalen nach drei Monaten. Diese Frist wird nur unterbrochen, wenn du mindestens vier Wochen nicht an diesem Ort tätig bist.

Erhältst du von deinem Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt (etwa im Rahmen einer Konferenz), wird die Verpflegungspauschale gekürzt:

• Für ein Frühstück um 20% (5,60 € bei 28 € Tagessatz)
• Für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40% (11,20 € bei 28 € Tagessatz)

Bei Selbstständigen und Freiberufler:innen gelten die gleichen Pauschalen, allerdings wirkt sich die steuerliche Berücksichtigung anders aus: Die Beträge werden als Betriebsausgaben erfasst.

Pauschalen für Auslandsreisen

Für berufliche Reisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. Diese berücksichtigen die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in den jeweiligen Ländern.

Hier ein Auszug aus den Auslandspauschalen (Stand 2023) für einige ausgewählte Länder:

Land	Tagessatz (24h)	Teiltagessatz (>8h)
Frankreich (Paris)	62 €	41 €
USA (New York)	74 €	49 €
Großbritannien (London)	62 €	41 €
Italien	37 €	25 €

Bei Reisen in verschiedene Länder an einem Tag gilt der Pauschbetrag des Landes, in dem du dich zuletzt aufgehalten hast. Bei der Währungsumrechnung sind die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Umrechnungskurse oder die tatsächlichen Wechselkurse (mit Nachweis) anzuwenden.

An- und Abreisetage werden wie bei Inlandsreisen pauschal mit 2/3 des vollen Tagessatzes berücksichtigt – unabhängig von der tatsächlichen Reisedauer.

Übernachtungskosten richtig abrechnen

Bei mehrtägigen Dienstreisen sind die Übernachtungskosten ein wesentlicher Bestandteil der absetzbaren Ausgaben. Hier gibt es ebenfalls verschiedene Möglichkeiten der steuerlichen Geltendmachung.

Tatsächliche Übernachtungskosten

In den meisten Fällen ist es vorteilhaft, die tatsächlichen Übernachtungskosten abzusetzen. Dazu benötigst du eine ordnungsgemäße Hotelrechnung, die auf deinen Namen oder den deines Arbeitgebers ausgestellt ist.

Erstattungsfähige Bestandteile einer Hotelrechnung sind:

• Übernachtung inkl. Servicekosten und Kurtaxe
• WLAN (wenn beruflich erforderlich)
• Parkplatz (wenn mit eigenem PKW angereist)

Nicht erstattungsfähige Extras, die separat ausgewiesen werden müssen:

• Frühstück (fällt unter Verpflegung)
• Minibar
• Pay-TV
• Wellnessangebote

Übernachtest du bei Freunden oder Verwandten, kannst du keine Übernachtungskosten absetzen – es sei denn, du zahlst eine nachweisbare Miete.

Übernachtungspauschalen als Alternative

Als Alternative zu den tatsächlichen Kosten kannst du für Übernachtungen im Inland eine Pauschale von 20 € pro Nacht ansetzen. Diese Option ist vor allem dann interessant, wenn du keine Belege hast oder die tatsächlichen Kosten geringer ausfallen.

Für Übernachtungen im Ausland gibt es ebenfalls länderspezifische Pauschalen, die häufig deutlich höher als die Inlandspauschale sind. Beispiele (Stand 2023):

Land	Übernachtungspauschale
Frankreich (Paris)	146 €
USA (New York)	282 €
Spanien (Barcelona)	118 €

Du hast ein Wahlrecht zwischen der Pauschale und den tatsächlichen Kosten, musst dich aber innerhalb eines Kalenderjahres für eine der beiden Methoden entscheiden. Bei der Wahl solltest du bedenken:

• Pauschalen erfordern weniger Dokumentation
• Tatsächliche Kosten sind oft höher als die Pauschalen
• Bei Selbstständigen kann die Vorsteuer nur bei tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden

Bei der Nutzung von Hotels kann eine Kreditkarte mit speziellen Reiseboni sinnvoll sein, die zusätzliche Vorteile wie Zimmer-Upgrades oder Frühstücksgutscheine bietet.

Nebenkosten nicht vergessen

Neben den großen Kostenpositionen wie Fahrt, Übernachtung und Verpflegung gibt es zahlreiche kleinere Ausgaben, die ebenfalls absetzbar sind. Diese Nebenkosten werden oft übersehen, können aber in Summe beträchtlich sein.

Reisenebenkosten im Detail

Absolut absetzbar sind folgende Reisenebenkosten:

• Parkgebühren und Mautkosten: Belege unbedingt aufbewahren!
• Internet- und Telefonkosten: Beruflich veranlasste Kommunikation während der Reise
• Kosten für Gepäcktransport: Zusatzgepäck, Übergepäck, Gepäckaufbewahrung
• Reiseversicherungen: Sofern sie mit der beruflichen Reise zusammenhängen
• Visagebühren: Bei beruflich veranlassten Auslandsreisen

Alle diese Kosten sollten durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können. Bei kleineren Beträgen zeigt sich das Finanzamt manchmal kulant, wenn plausible Schätzungen vorgenommen werden – verlassen sollte man sich darauf aber nicht.

Wer häufig auf Geschäftsreisen geht, sollte über eine Kreditkarte nachdenken, die Reiseversicherungen bereits inkludiert. Diese Kosten können dann ebenfalls anteilig absetzbar sein.

Arbeitsmittel auf Reisen

Auch beruflich notwendige Arbeitsmittel, die du auf Reisen verwendest, kannst du steuerlich geltend machen:

• Elektronische Geräte: Laptop, Tablet, Smartphone, Ladegeräte (bei gemischter Nutzung anteilig)
• Fachliteratur: Bücher, Zeitschriften, digitale Publikationen mit beruflichem Bezug
• Berufsspezifische Ausrüstung: Je nach Beruf z.B. Messgeräte, Werkzeuge, spezielle Kleidung

Bei Gegenständen, die sowohl privat als auch beruflich genutzt werden, musst du eine Aufteilung vornehmen. Diese kann nach Zeit oder Umfang erfolgen und sollte nachvollziehbar dokumentiert sein. Als Faustregel gilt: Bei mindestens 10% beruflicher Nutzung kannst du den entsprechenden Anteil absetzen.

Besondere Fallkonstellationen

Nicht jede Reise lässt sich eindeutig als rein beruflich oder rein privat klassifizieren. Gerade bei gemischt veranlassten Reisen oder längerfristigen Auswärtstätigkeiten gibt es besondere Regelungen.

Gemischt veranlasste Reisen (beruflich + privat)

Bei Reisen, die sowohl berufliche als auch private Elemente enthalten, müssen die Kosten entsprechend aufgeteilt werden. Das Finanzamt erkennt folgende Aufteilungsgrundsätze an:

• Zeitliche Aufteilung: Verhältnis der beruflichen Tage zur Gesamtdauer der Reise
• Veranlassungsaufteilung: Nach dem Verhältnis der beruflichen zur privaten Veranlassung

Die Dokumentation ist hier besonders wichtig. Halte folgendes fest:

• Eindeutige Trennung beruflicher und privater Tage
• Nachweis der beruflichen Termine (Einladungen, Protokolle, etc.)
• Begründung für die gewählte Aufteilungsmethode

Praxisbeispiel: Bei einer 10-tägigen Reise nach New York mit 4 Tagen Messebeteiligung und 6 Tagen privatem Aufenthalt wären 40% der Flugkosten und 4 Tage Übernachtung beruflich veranlasst und damit absetzbar.

Typische Fallstricke sind:

• Keine klare Trennung zwischen beruflichen und privaten Aktivitäten
• Mangelnde Dokumentation der beruflichen Veranlassung
• Unverhältnismäßig hohe Kosten im Vergleich zum beruflichen Nutzen

Mit der richtigen Reisekreditkarte kannst du berufliche und private Ausgaben leichter trennen und so die Dokumentation vereinfachen.

Längerfristige Auswärtstätigkeiten

Bei längerfristigen beruflichen Aufenthalten an einem Ort greift die sogenannte Dreimonatsfrist. Nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit am selben Ort entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschalen. Diese Frist wird nur unterbrochen, wenn du mindestens vier Wochen nicht an diesem Ort tätig bist.

Es gibt jedoch Unterbrechungsregeln:

• Krankheit
• Urlaub
• Berufliche Tätigkeit an einem anderen Ort

Bei besonders langen Einsätzen kann es sinnvoller sein, statt Reisekosten eine doppelte Haushaltsführung geltend zu machen. Dafür gelten andere Regeln, die unter Umständen vorteilhafter sind.

Strategien zur Optimierung:

• Regelmäßige Unterbrechungen einplanen, um die Dreimonatsfrist neu zu starten
• Möglichkeit der doppelten Haushaltsführung prüfen
• Übernachtungskosten können auch nach drei Monaten noch geltend gemacht werden

Reisekosten in der Steuererklärung angeben

Nach all der Theorie nun zur praktischen Umsetzung: Wie trägst du deine Reisekosten korrekt in der Steuererklärung ein?

Eintragung bei Arbeitnehmern

Als Arbeitnehmer:in gibst du deine Reisekosten in der Anlage N deiner Steuererklärung an. Hier die richtige Zuordnung:

• Zeilen 45-47: Fahrtkosten und Reisekosten
• Zeile 48: Verpflegungsmehraufwendungen
• Zeile 49: Übernachtungskosten
• Zeilen 50-51: Reisenebenkosten

Wichtig: Hat dein Arbeitgeber bereits Reisekosten erstattet, darfst du nur die darüber hinausgehenden selbst getragenen Kosten ansetzen. In der Lohnsteuerbescheinigung (Zeile 17) sind die steuerfreien Arbeitgeberleistungen ausgewiesen.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest:

• Doppelte Absetzung bereits erstatteter Kosten
• Falsche Zuordnung der Kosten in der Steuererklärung
• Fehlende Belege bei Nachfragen des Finanzamts
• Unplausible Angaben, die Rückfragen provozieren

Eintragung bei Selbstständigen und Freiberuflern

Als Selbstständige:r oder Freiberufler:in erfasst du deine Reisekosten als Betriebsausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Bilanz. Diese fließen in die Anlage S, G oder F deiner Steuererklärung ein.

Besonderheiten bei der Umsatzsteuer: Im Gegensatz zu Arbeitnehmer:innen kannst du als Unternehmer:in die Vorsteuer aus deinen Reisekosten geltend machen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Reise muss mindestens zu 10% beruflich veranlasst sein
• Ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer muss vorliegen
• Bei Verpflegungskosten ist ein Vorsteuerabzug nur aus dem Nettobeträgen möglich

Der Sonderfall Unternehmensreisen erfordert eine klare Abgrenzung zwischen Unternehmer:innen und Mitarbeitenden. Unternehmer:innen können keine Pauschalen für sich selbst als Betriebsausgabe ansetzen, sondern nur die tatsächlichen Kosten.

Bei Bewirtungskosten im Rahmen einer Geschäftsreise gelten besondere Regelungen: Diese sind zu 70% als Betriebsausgaben absetzbar, wenn der geschäftliche Anlass und die Teilnehmenden dokumentiert sind.

Indem du diese Regeln befolgst und deine Reisekostenplanung optimierst, kannst du erhebliche Steuervorteile realisieren und deine Steuerlast legal minimieren.

Denk daran: Eine gute Vorbereitung und sorgfältige Dokumentation sind der Schlüssel zum Erfolg bei der steuerlichen Absetzung deiner Reisekosten. Mit den hier vorgestellten Tipps und Strategien kannst du sicherstellen, dass du keinen Euro verschenkst und gleichzeitig auf der rechtlich sicheren Seite bleibst.