Selbstständige aufgepasst: Welche Kosten sind steuerlich absetzbar?

Als Selbstständige:r kennst du das sicherlich: Am Ende des Jahres stapeln sich die Belege, und die Steuererklärung rückt näher. Dabei stellt sich immer wieder die Frage: Was kann ich eigentlich alles von der Steuer absetzen? Die richtige Antwort darauf kann dir jedes Jahr bares Geld sparen und deine Steuerlast erheblich reduzieren. In diesem Artikel erfährst du alles über steuerlich absetzbare Kosten für Selbstständige – von den grundlegenden Prinzipien bis hin zu speziellen Regelungen und praktischen Tipps.

[[IMAGE:1:Eine Selbstständige Person an einem aufgeräumten Schreibtisch, die Belege sortiert und am Laptop arbeitet, mit einem Taschenrechner und Steuerunterlagen daneben]]

Grundlagen der steuerlichen Absetzbarkeit für Selbstständige

Bevor wir ins Detail gehen, solltest du die Grundprinzipien verstehen, nach denen Ausgaben steuerlich absetzbar sind. Denn nicht jede Ausgabe, die du tätigst, lässt sich automatisch von der Steuer absetzen.

Betriebsausgaben vs. private Ausgaben

Der Kerngedanke des Steuerrechts ist einfach: Betriebsausgaben mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn, private Ausgaben nicht. Aber wo genau verläuft die Grenze?

• Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. Sie stehen in einem wirtschaftlichen Zusammenhang mit deiner selbstständigen Tätigkeit.
• Private Ausgaben hingegen dienen deiner Lebensführung und haben keinen direkten Bezug zu deiner beruflichen Tätigkeit.

Entscheidend ist das sogenannte Veranlassungsprinzip: Eine Ausgabe ist dann betrieblich veranlasst, wenn sie objektiv mit deinem Betrieb zusammenhängt und subjektiv zur Förderung deines Betriebs getätigt wird.

Bei gemischten Aufwendungen – also Ausgaben, die sowohl betrieblich als auch privat veranlasst sind – gilt der Grundsatz: Der betriebliche Anteil muss nachvollziehbar von den privaten Kosten getrennt werden können. Ist eine Trennung nicht möglich, entfällt die steuerliche Absetzbarkeit oft komplett.

Nachweispflichten und Dokumentation

Als Selbstständige:r trägst du die Beweislast für die betriebliche Veranlassung deiner Ausgaben. Das bedeutet:

• Bewahre alle Belege und Rechnungen sorgfältig auf
• Dokumentiere bei gemischten Aufwendungen den betrieblichen Anteil
• Führe bei bestimmten Ausgaben (z.B. Bewirtungskosten) zusätzliche Nachweise

Die Digitalisierung macht die Belegaufbewahrung heute einfacher: Das Finanzamt erkennt digitale Belege an, sofern sie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen. Eine strukturierte Buchführung – ob selbst geführt oder durch einen Steuerberater – ist daher das A und O.

Büro und Arbeitsplatz: Absetzbare Kosten

Für die meisten Selbstständigen bildet der Arbeitsplatz das Zentrum ihrer Tätigkeit. Die damit verbundenen Kosten gehören zu den wichtigsten Betriebsausgaben.

Arbeitszimmer und Homeoffice

Ein häufiges Thema bei Selbstständigen ist das heimische Arbeitszimmer. Hier gelten besondere Regelungen:

Nutzung	Absetzbarkeit	Voraussetzungen
Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit	Volle Absetzbarkeit	Räumliche Abgrenzung, nahezu ausschließlich betriebliche Nutzung
Kein Mittelpunkt, aber kein anderer Arbeitsplatz verfügbar	Bis zu 1.250 € jährlich	Räumliche Abgrenzung, nahezu ausschließlich betriebliche Nutzung
Homeoffice-Pauschale	6 € pro Tag (max. 1.260 € jährlich)	Tätigkeit im häuslichen Umfeld, auch ohne separates Arbeitszimmer

Wichtig: Das Arbeitszimmer muss ein abgeschlossener Raum sein, der nahezu ausschließlich (>90%) beruflich genutzt wird. Ein Schreibtisch in der Ecke des Wohnzimmers reicht nicht aus!

Büroausstattung und Arbeitsmittel

Für die Ausstattung deines Arbeitsplatzes kannst du folgende Kosten absetzen:

• Computer, Laptop, Drucker, Scanner
• Smartphone, Tablets und andere technische Geräte
• Büromöbel (Schreibtisch, Bürostuhl, Regale, etc.)
• Bürobedarf (Papier, Stifte, Toner, etc.)

Bei Anschaffungen bis 800 € netto greift die GWG-Regelung (Geringwertige Wirtschaftsgüter): Diese kannst du komplett im Jahr der Anschaffung absetzen. Teurere Güter müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Für Computer, Laptops und Software gilt seit 2021 eine verkürzte Abschreibungsdauer von nur einem Jahr.

Fahrzeuge und Mobilität

Mobilität ist für viele Selbstständige unerlässlich – und verursacht erhebliche Kosten. Glücklicherweise lassen sich viele davon steuerlich absetzen.

Firmenwagen vs. Privatfahrzeug

Bei Fahrzeugen hast du grundsätzlich zwei Modelle zur Wahl:

[[IMAGE:2:Ein moderner Firmenwagen neben einem Smartphone mit geöffneter Fahrtenbuch-App und einem kleinen Stapel von Tankbelegen und Reisekostenabrechnungen]]

1. Privatfahrzeug mit betrieblicher Nutzung: Hier setzt du die betrieblichen Fahrten mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer an.
2. Firmenwagen: Das Fahrzeug gehört zum Betriebsvermögen, und sämtliche Kosten sind grundsätzlich absetzbar. Für die Privatnutzung gibt es zwei Berechnungsmethoden:

Methode	Vorteile	Nachteile
1%-Regelung	Einfach, keine aufwändige Dokumentation	Oft teurer bei geringer Privatnutzung
Fahrtenbuchmethode	Präzise, kann günstiger sein	Hoher Dokumentationsaufwand

Besonderheiten gelten für Elektrofahrzeuge und Hybridfahrzeuge, für die es steuerliche Vergünstigungen gibt. Bei der 1%-Regelung wird beispielsweise nur die Hälfte des Bruttolistenpreises angesetzt.

Reisekosten und Fahrtkosten

Geschäftsreisen sind voll absetzbar, dazu zählen:

• Fahrtkosten (Bahn, Flug, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel)
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwendungen (Tagespauschalen)
• Nebenkosten (Parkgebühren, Internet im Hotel, etc.)

Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten seit 2020 folgende Pauschalen:

• 28 € bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit
• 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit

Werbung, Marketing und Repräsentation

Um Kund:innen zu gewinnen und zu halten, investierst du vermutlich in Marketing und Werbung. Diese Kosten kannst du in der Regel vollständig absetzen.

Werbekosten und Marketingausgaben

Zu den absetzbaren Werbekosten gehören:

• Website-Erstellung und -Pflege, Hosting
• SEO, Google Ads und andere Online-Werbung
• Social-Media-Marketing
• Visitenkarten, Flyer, Broschüren
• Werbeanzeigen in Printmedien
• Werbegeschenke (bis 10 € pro Empfänger:in)

Geschäftsessen und Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind ein Sonderfall: Du kannst 70% der angemessenen Bewirtungskosten absetzen. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Bewirtungsrechnung mit folgenden Angaben:

• Datum und Anlass der Bewirtung
• Name und Anschrift des Restaurants
• Teilnehmende Personen und deren Unternehmen
• Höhe der Kosten
• Deine Unterschrift

Tipp: Viele Selbstständige übersehen, dass die Bewirtungskosten angemessen sein müssen. Ein extravagantes Dinner mit Champagner für einen Routinetermin könnte vom Finanzamt als unangemessen eingestuft werden.

Versicherungen, Vorsorge und Weiterbildung

Ein wesentlicher Vorteil der Selbstständigkeit ist die Möglichkeit, zahlreiche Versicherungen und Vorsorgeaufwendungen steuerlich geltend zu machen.

Betriebliche Versicherungen

Folgende Versicherungen sind typischerweise als Betriebsausgaben absetzbar:

• Berufshaftpflichtversicherung
• Betriebsinhaltversicherung
• Rechtsschutzversicherung (beruflicher Anteil)
• Elektronikversicherung für Geschäftsgeräte
• Betriebsunterbrechungsversicherung

Kranken-, Pflege- und Rentenversicherungen werden nicht als Betriebsausgaben, sondern als Sonderausgaben in deiner persönlichen Steuererklärung berücksichtigt.

Fort- und Weiterbildungskosten

Investitionen in dein Wissen und deine Fähigkeiten sind voll absetzbar, solange sie einen beruflichen Bezug haben:

• Seminare, Workshops und Kurse
• Fachliteratur und Fachzeitschriften
• Online-Kurse und Lern-Abonnements
• Coachings und Mentoring
• Kongressgebühren und Tagungen

Wichtig: Eine Erstausbildung oder ein Erststudium sind nicht absetzbar. Nur Fortbildungen, die auf einer bereits abgeschlossenen Berufsausbildung aufbauen, sind steuerlich anerkannt.

Digitale Kosten und Abonnements

In der digitalen Arbeitswelt fallen zunehmend Kosten für Software, Online-Dienste und digitale Tools an.

Software und digitale Tools

Absetzbar sind unter anderem:

• Betriebssoftware (Office-Programme, Grafikprogramme, etc.)
• Branchenspezifische Software
• Cloud-Dienste (Dropbox, Google Drive, etc.)
• Online-Tools für Projektmanagement
• Apps für die betriebliche Nutzung
• Lizenzen und Abonnements

Auch hier gilt: Nur der betriebliche Anteil ist absetzbar. Bei gemischter Nutzung muss eine plausible Aufteilung erfolgen.

Telefon und Internet

Kommunikationskosten kannst du anteilig absetzen:

Kostenart	Absetzbarkeit	Nachweis
Ausschließlich betrieblich genutzter Anschluss	100%	Einfach (Rechnung genügt)
Privat & betrieblich genutzter Anschluss	Betrieblicher Anteil	Einzelnachweis oder pauschale Aufteilung
Pauschale ohne Einzelnachweis	20% (max. 20 € monatlich)	Ohne detaillierten Nachweis möglich

Tipp: Ein separater Geschäftsanschluss für Telefon und Internet vereinfacht die steuerliche Handhabung erheblich, da die Kosten dann zu 100% absetzbar sind.

Sonderregelungen und häufige Fallstricke

Bei aller Sorgfalt – Fehler bei der steuerlichen Absetzung passieren leicht. Hier sind einige typische Stolperfallen und wie du sie vermeidest.

Häufige Fehler bei der Steuerklärung

• Unvollständige Belege: Bewahre alle Belege auf, auch vermeintlich unwichtige Kassenzettel können relevant sein.
• Fehlende Nachweise bei Bewirtung: Ohne korrekte Bewirtungsbelege entfällt der Steuerabzug komplett.
• Vermischung privater und geschäftlicher Ausgaben: Führe separate Konten für Geschäftliches und Privates.
• Übersehene Abschreibungen: Vergessene Abschreibungen bedeuten verschenktes Geld.
• Fehlende Dokumentation bei gemischter Nutzung: Der betriebliche Anteil muss plausibel dargelegt werden können.

Tipps zur Steueroptimierung

Nutze diese legalen Strategien, um deine Steuerlast zu optimieren:

1. Investitionen timing: Plane größere Anschaffungen strategisch – manchmal kann es sinnvoll sein, sie ins nächste oder vorherige Geschäftsjahr zu verschieben.
2. Vorauszahlungen: In guten Jahren können Vorauszahlungen für das nächste Jahr sinnvoll sein (z.B. Versicherungsbeiträge, Leasing).
3. Freibeträge nutzen: Achte auf Freibeträge, etwa den Investitionsabzugsbetrag für geplante Anschaffungen.
4. Regelmäßige Buchhaltung: Eine laufende Buchhaltung hilft, den Überblick zu behalten und keine absetzbaren Kosten zu übersehen.
5. Professionelle Steuerberatung in Anspruch nehmen: Ein guter Steuerberater kostet Geld, spart aber oft ein Vielfaches davon ein.

Fazit: Mit Wissen und System Steuern sparen

Die steuerliche Absetzbarkeit von Kosten bietet Selbstständigen ein enormes Potenzial zur Steuerersparnis. Mit dem richtigen Wissen, einer systematischen Dokumentation und strategischer Planung kannst du deine Steuerlast legal und effektiv minimieren.

Denke daran: Das Steuerrecht ändert sich regelmäßig. Bleibe auf dem Laufenden, etwa durch Fachblogs, Webinare oder im Austausch mit deinem Steuerberater. Die Investition in Steuerwissen zahlt sich für Selbstständige immer aus!

Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Für deine spezifische Situation solltest du einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin konsultieren.